PRODUCCIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS
Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de administración publica, la forma externa de dichos actos.
FUNCIONES
- Función de constancia: El documento asegura la permanencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.
- Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de administración
CARACTERÍSTICAS
Se Pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento puede ser calificado como documento administrativo.
- Producen Efectos: No Cabe Calificar de documento administrativo a aquellas que no están destinados a la producción de efecto alguno como son , por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
- Son Emitidas Por Un Órgano Administrativo: El emisor de un documento aquel que lo produce es siempre uno de los órganos que integran la organización de una administración publica.
- Un documento es valido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
TIPOS DE DOCUMENTOS
- Carta
- Circular
- Sobre
- Constancias
- Certificados
- Actas Memorandos
CARTA
Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
ESTILOS
FORMAL:Por formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional.. ect.
COLOQUIAL O INFORMAL: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
FAMILIAR:Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que esta es específicamente para familiares
MUY FORMAL:En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor.Ademas, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe colocarse: señor/señora (su cargo ejemplo: Directora de la institución).
FAMILIAR:Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que esta es específicamente para familiares
MUY FORMAL:En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor.Ademas, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe colocarse: señor/señora (su cargo ejemplo: Directora de la institución).
PARTES DE LA CARTA
ENCABEZADO:Nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.
SALUDO: Personal o consolidado en formulas establecidas.
EXPOSICIÓN:Del asunto, con los temas pertinentes.
DESPEDIDA:Cortesía con lo que se da termino a la carta.
FIRMA: Clara o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
CIRCULAR
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o a parte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalida.
FUNCIONES Y USOS
Sirve dictar ordenes y también para informar.
El mensaje que transmite es especifico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de la circular se puede comunicar
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizada.
- Ascensos de personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite dentro de un institución un enlace vertical descendente (De superior a subordinado) y horizontal (Entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene buen numero de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias Fotostáticas.
PARTES
- NUMERACIÓN: Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del numero que le corresponde
- FECHA:Se escribe el día, mes y año.
- DESTINATARIO:Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas
- ASUNTOS:Se escribe con mayúscula, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
- CUERPO O TEXTO:Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en estilo bloqueo o semibloqueo.
- DESPEDIDA:Es muy simple.Generalmente se utiliza una sola palabra.
- FIRMA Y CARGO:La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
- INICIALES:Se coloca al lado izquierdo del documento.
CONSTANCIAS
En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo autentico o fehaciente. Existen diversos tipos, según que clase de hecho constante, el formato, quien lo constata, entre otros.
TIPOS DE CONSTANCIAS
UN RECIBO O CONSTANCIA DE PAGO:Sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.
UNA CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR:Sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumno(a)o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y esta o estuvo debidamente registrado(a)
UNA CONSTANCIA DE EMPLEO O CONSTANCIA DE TRABAJO O CONSTANCIA DE SERVICIOS:Suele Ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajo en esa institución en uno o mas puestos y por un tiempo en especifico y por salarios determinados.
CIRCULAR
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o a parte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalida.
FUNCIONES Y USOS
Sirve dictar ordenes y también para informar.
El mensaje que transmite es especifico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de la circular se puede comunicar
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizada.
- Ascensos de personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite dentro de un institución un enlace vertical descendente (De superior a subordinado) y horizontal (Entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene buen numero de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias Fotostáticas.
PARTES
- NUMERACIÓN: Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del numero que le corresponde
- FECHA:Se escribe el día, mes y año.
- DESTINATARIO:Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas
- ASUNTOS:Se escribe con mayúscula, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
- CUERPO O TEXTO:Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en estilo bloqueo o semibloqueo.
- DESPEDIDA:Es muy simple.Generalmente se utiliza una sola palabra.
- FIRMA Y CARGO:La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
- INICIALES:Se coloca al lado izquierdo del documento.
CONSTANCIAS
En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo autentico o fehaciente. Existen diversos tipos, según que clase de hecho constante, el formato, quien lo constata, entre otros.
TIPOS DE CONSTANCIAS
UN RECIBO O CONSTANCIA DE PAGO:Sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.
UNA CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR:Sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumno(a)o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y esta o estuvo debidamente registrado(a)
UNA CONSTANCIA DE EMPLEO O CONSTANCIA DE TRABAJO O CONSTANCIA DE SERVICIOS:Suele Ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajo en esa institución en uno o mas puestos y por un tiempo en especifico y por salarios determinados.
TIPOS DE CONSTANCIAS
UN RECIBO O CONSTANCIA DE PAGO:Sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.
UNA CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR:Sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumno(a)o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y esta o estuvo debidamente registrado(a)
UNA CONSTANCIA DE EMPLEO O CONSTANCIA DE TRABAJO O CONSTANCIA DE SERVICIOS:Suele Ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajo en esa institución en uno o mas puestos y por un tiempo en especifico y por salarios determinados.
CERTIFICADOS
Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
ACTAS
Es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma.Normalmente se escriben en un libro que se llama "libro de actas".Los requisitos que exigen para levantar actas están regulados por el código de comercio y también por los estatus de la empresa o asociación
MEMORANDOS
Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición
Es también una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en la empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicación, etc.
PRESENTADO POR:
-DIEGO CARDERON
-LUIS CARDONA
